Pour garantir une bonne gestion de la société, il est primordial d’assurer à ce que la clientèle réalise le règlement régulier de ses factures pour être payer à temps. D’une autre côté, pour que le client vous paie régulièrement, vous devez savoir le tenir au courant d’un paiement imminent et de relancer en cas de paiement tardif. Il s’agit ici de la gestion facture.
En effet, pour garantir un meilleur programme facturation vous devez :
Délivrer la facture au bon moment : Pour une meilleure gestion facture, il est très conseillé d’envoyer la facture au bon moment. C’est-à-dire à la réalisation de la vente même. Lors de l’envoi, il est recommandé de demander un accusé de réception pour éviter que le client refuse de procéder au paiement en niant n’avoir jamais reçu de facture.
Mettre en œuvre une excellente organisation : Pour cela, il est conseillé de mettre en place une bonne stratégie en établissant des conditions de ventes générales. Dans ces conditions, vous allez définir les règlements que les clients devront suivre. Ces derniers seront utiles pour les poursuites judiciaires dans le cas où votre client refuse de payer ou de les respecter. C’est une stratégie efficace mais besoin d’une bonne suivie.
Bien transmettre les conditions de règlements : Les conditions de règlement doivent être précises parmi les conditions de ventes. La communication orale de ces conditions aux nouveaux clients est très importante parce que si vous ne le faites qu’en écrit, certains clients ne les liront même pas. Mettez également vos clients au courant des mesures à prendre dans le cas où ces conditions ne sont pas suivies.
Tenir le client au courant d’une échéance proche : La gestion facture doit également inclure la bonne suivie des échéances des factures. Lorsque vous constatez une échéance imminente, tenez votre client au courant pour qu’il puisse se préparer pour procéder au paiement.
Relancer le client en cas de règlement en retard : Si un client est en retard dans son paiement, vous devez d’abord le relancer avant de procéder aux poursuites. Au début vous pourrez tout simplement employer les mots doux puis augmenter la pression à force que l’échéance s’éloigne.
Veiller à ce que le client soit solvable : Une excellent gestion facture inclue également l’assurance de la solvabilité du client. C’est très conseillé sur les nouveaux clients surtout s’ils vous demandent de faire le paiement à crédit. Sachez qu’accepter un paiement à crédit est un risque puisqu’il se peut que le client ne soit pas en mesure de vous régler. Donc pour éviter ce souci, une enquête de solvabilité sera recommandée.
La gestion de la facturation est liée directement au programme comptabilité.