Bien équiper les locaux de son entreprise est indispensable pour mener à bien toutes les missions qui découlent du domaine d’activité. Les collaborateurs doivent pouvoir travailler dans les meilleures conditions et disposer du matériel nécessaire à leur activité professionnelle. C’est donc naturellement le cas pour le standard téléphonique. Premier contact de l’entreprise, il doit être efficace et comporter toutes les fonctionnalités nécessaires.
Pour un accueil en bonne et due forme
Le standard téléphonique est d’autant plus une nécessité pour les grandes entreprises, où les collaborateurs sont nombreux et les pôles d’activité bien distincts. Il est donc primordial de centraliser les appels téléphoniques afin de mieux les rediriger par la suite. En effet, il peut s’agir de vos clients qui appellent pour une question bien précise relative à un aspect particulier de votre métier. Le ou la standardiste, grâce à un téléphone filaire aux multiples fonctionnalités, pourra donc rediriger vos clients vers le pôle adéquat d’une simple pression sur un bouton.
Il faut bien garder en tête que le standard téléphonique est avant tout un moyen plus pratique, rapide et efficace de répondre à ses interlocuteurs. C’est de là qu’arriveront en premier vos clients, fournisseurs, partenaires, candidats aux offres d’emploi, etc. L’accueil téléphonique doit donc être un moteur et non un frein. Il doit permettre de diriger vos correspondants vers la bonne personne, le plus efficacement possible, sans faire perdre de temps à votre entreprise ni à votre interlocuteur. Les informations doivent être apportées dans des délais brefs et de manière efficace.
Choisir le bon matériel
Le choix du téléphone doit être ainsi sujet à réflexion. Réfléchissez bien à ce dont vous avez besoin en termes de fonctions du téléphone : mise en attente, rejet de l’appel, transfert, répondeur intégré, vidéoconférence… Ce sont vos besoins réels qui détermineront votre choix.
Vous pouvez faire votre sélection parmi différentes gammes de téléphones, selon différentes utilisations : standard PABX, standard IPBX, CTI ou encore Centrex. Certains standards sont à privilégier pour un accueil interne à l’entreprise, lorsque vous engagez une personne spécifiquement pour accueillir les interlocuteurs par téléphone. D’autres sont plutôt destinés à un standard externe, si vous optez pour un prestataire chargé de prendre les demandes de contact et de les rediriger vers votre entreprise. Enfin, le mini-standard semble être la solution idéale pour les entreprises à moindres effectifs mais qui aurait tout de même besoin de centraliser et de gérer les différents appels entrants.