Le déménagement constitue toujours une étape difficile à franchir plus particulièrement pour les entreprises. En effet, en plus de devoir vous occuper des mobiliers, des appareils et équipements en tout genre, vous devez vous préoccuper des documents importants et sensibles. Comment les protéger et les transférer sans encombre?? Pour cela, il suffit de faire appel à une compagnie de déménagement spécialisée dans ce type d’affaires.
Une occasion de faire du tri
Un changement de local constitue le meilleur moment pour faire le tri dans ses documents et les différentes archives de la société. Y remettre les mains vous donne un aperçu exact de vos papiers administratifs et autres. C’est aussi l’occasion rêvée pour les trier, afin de garder les documents les plus importants et de vous débarrasser de ceux qui ne servent plus à rien. Prenez tout de même soin de contacter une entreprise spécialisée dans la destruction de documents confidentiels pour éviter les éventuelles fuites. L’élimination de ces fichiers obsolètes vous garantit déjà un gain d’espace dans votre nouveau bureau.
Mieux préparer ses paperasses
Pour mieux prévenir les incidents en tout genre, il vaut mieux bien effectuer l’inventaire. Avant le déménagement de vos documents sensibles, dressez la liste de tous les documents à transférer, les boîtes ou cartons les contenant, chaque conteneur. Il est préférable de les classer selon les bureaux d’où ils proviennent aussi, les services, les départements. Plus c’est précis, moins vous risquez de les perdre durant la mutation.
Bien choisir son professionnel prestataire
La compagnie à la charge du déménagement de vos documents sensibles devra être choisie avec minutie. Lors de la sélection, intéressez-vous tout d’abord aux prestataires qui assurent la protection de vos fameux dossiers. Garantir leur sécurité sera le gage de votre confidentialité durant toute cette opération et après. Après, vous pouvez leur demander de visiter vos locaux actuels et l’endroit où vous allez déménager. Ainsi, il n’y aura aucune mauvaise surprise pour vous côté facture. Optez pour une société qui a déjà l’habitude d’effectuer ce genre de déménagement entre ces deux villes. C’est à la fin que vous devez demander un devis.
Le cahier des charges pour le déménagement de documents sensibles
Un tel déménagement requiert de la rigueur et du sérieux de la part de votre prestataire et de vous même. Ainsi, dans le cahier des charges doivent figurer la liste de vos documents confidentiels, tous les éléments à expédier et vos consignes sur leur protection ainsi que les détails géographiques de la destination. Côté prestataire, il y indique ses obligations légales, le résultat escompté, la stratégie à suivre sans oublier les conditions d’assurance. Tous les scénarios possibles doivent figurer dans ces dites conditions comme le vol, l’incendie, les intempéries…