Les courriers traditionnels ont désormais laissés place aux courriers électroniques (ou e-mail) en matière de correspondance, notamment dans le domaine professionnel. L’utilisation des courriers électroniques permet de gagner un temps précieux dans les différents échanges, en plus d’être plus écologique, en évitant l’utilisation de papier. Les e-mails sont aussi plus faciles à gérer par rapport aux lettres papiers.
La structure des e-mails
Les e-mails étant les équivalents numériques des lettres classiques sont soumis à certaines formalités en matière de forme et de fond. Des règles précises sont donc à respecter lors de leur rédaction et lors de leur mise en forme, comme ceux énumérés par les sites tels que comme-un-pro.fr. Un mail est en effet divisé en plusieurs paragraphes afin de les rendre plus lisibles et compréhensibles par les destinataires. Certaines formules de politesse sont aussi à utiliser. La signature d’un mail est un élément important dans le domaine professionnel. Elle ne sert pas seulement à identifier l’expéditeur, mais aussi à faciliter le contact entre ce dernier et le destinataire. En effet, la signature d’un mail comprend le nom de l’expéditeur (personne ou entreprise) ainsi que différentes coordonnées comme une adresse, un numéro de téléphone et différentes références électroniques comme un site web ou des comptes sur des réseaux sociaux.
Les caractéristiques légales et pratiques des e-mails
Les e-mails, malgré le fait qu’ils soient virtuels ont la même valeur qu’une lettre papier aux yeux de la loi. En effet, ces courriers électroniques peuvent servir en tant que preuves et même permettre de conclure des contrats s’ils remplissent certaines conditions. Ces faits marquent d’autant plus le caractère formel des e-mails, d’où la nécessité d’apporter une attention particulière à leur forme et à leur fond. Ces caractéristiques ont fait des e-mails des moyens de correspondances essentiels de l’ère numérique, de professionnel à professionnel, mais aussi de professionnel à particulier, notamment dans le domaine de la vente de biens et de services.
L’importance des différents champs à remplir lors de l’envoi d’un e-mail
Que vous soyez un particulier ou professionnel, il est important de bien cerner les différentes fonctions des champs à remplir lors de la rédaction d’un e-mail, en dehors de celui de l’objet et du message en lui-même. Le champ « De : » servira à spécifier l’adresse mail que vous utiliserez pour l’envoi du courrier. Le champ « A : » accueillera l’adresse mail du destinataire. Les champs « Cc : » et « Cci : » vous permettra de spécifier les adresses mails des personnes auxquelles vous désirez envoyer une copie du message. La différence entre ces deux champs est que dans le second cas, les destinataires n’auront pas une vue sur la liste des personnes auxquelles vous avez envoyé une copie du message.