La documentation commerciale regorge souvent d’informations sensibles et critiques. Vous vous fierez sans doute à ces données pour faire avancer votre entreprise dans les mois et les années à venir. Des dossiers de l’entreprise et des factures de vente aux dossiers des employés, au fil du temps, ces données essentielles risquent de devenir encombrées et non structurées. Il est inévitable que vous trouviez des documents plus difficiles d’accès et que vous trouviez les informations lorsque vous en avez le plus besoin.
Ne sous-estimez jamais la rentabilité du stockage de documents
Aucune entreprise ne devrait sous-estimer la valeur d’avoir une documentation archivée sécurisée et accessible stockée hors site. Non seulement bon nombre des principales solutions de stockage de documents hors site sont très abordables, mais elles aident également les services administratifs et administratifs à économiser de l’argent sur l’équipement, le stockage et d’autres matériaux d’emballage. Il faut connaitre plus d’une méthode pour archiver vos documents de manière incontournable. Néanmoins, il n’a jamais été aussi simple de déplacer vos fichiers hors site et de renvoyer vos commandes vers n’importe quel endroit chaque fois que vous en avez besoin. Ce type de service donne aux services administratifs occupés le temps de concentrer leurs efforts ailleurs au profit de l’efficacité de votre entreprise.
Archivez hors site
Chaque entreprise dispose de dossiers papier avec des périodes de conservation requises pouvant aller jusqu’à plusieurs années. Les documents papier sont particulièrement sujets aux dommages causés par les incendies, les inondations et les catastrophes naturelles. De plus, s’ils ne sont pas stockés dans les bonnes conditions, ils finissent par succomber à la moisissure et aux infestations de parasites. Comme si ces préoccupations ne suffisaient pas, si vos dossiers sont de nature confidentielle, ils risquent également d’être volés. Vous accumulez des documents obsolètes ? Bien qu’ils soient anciens et obsolètes, les documents expirés peuvent toujours contenir des informations financières et personnelles sensibles.
Prioriser la sécurité des données
C’est une idée fausse commune que la gestion de documents basée sur le cloud est intrinsèquement mauvaise pour la sécurité. Mais en fait, un fournisseur de cloud réputé aura atteint une économie d’échelle qui devrait lui permettre de mettre en œuvre des mesures de protection de vos données qui seraient bien au-delà des ressources financières et humaines d’une petite entreprise ne s’appuyant que sur des ressources internes. Néanmoins, vous devez toujours placer la sécurité au premier plan de chaque décision que votre organisation prend en matière informatique. Assurez-vous que tout fournisseur que vous choisissez offre également une sécurité rigoureuse en utilisant des normes et des protocoles de pointe et mondialement reconnus.